De eerste maand van het jaar zit erop. In januari heeft u tijdens de verschillende nieuwjaarsrecepties uitgebreid geproost op een succesvol nieuw jaar. Maar hoe zorgt u ervoor dat het jaar ook daadwerkelijk succesvol wordt?

Als het goed is heeft u helder voor ogen wat u dit jaar met uw organisatie wilt bereiken. Meer naamsbekendheid, uitbreiding van uw netwerk, nieuwe klanten of misschien zelfs uitbreiding en verhuizing van uw kantoor. Natuurlijk vaart u wel op uw ‘onderbuik gevoel’ maar een communicatieplan kan u op diverse manieren verder helpen. Het helpt u prioriteiten te stellen en zorgt voor een logische samenhang tussen uw communicatie-uitingen. Logisch verhaal, toch? “Maar hoe maak ik zo’n communicatieplan?” hoor ik u denken.

Grofweg is elk communicatieplan op te delen in 9 stappen:

Stap 1: Afbakenen

Begin met bepalen waar het plan wel of juist niet over gaat. Geef uw toekomstvisie weer, geef aan wat u wilt bereiken en waarom. Bepaal hier ook uw doelgroep.

Stap 2: Doelstelling

Geef in grote lijnen weer wat u wilt bereiken met de communicatie.

Er zijn drie soorten communicatiedoelen:

• het overbrengen van kennis;
• het beïnvloeden van houding;
• het aanzetten tot (of voorkomen van) gedrag.

 

Kies doelen die SMART zijn (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden).

Stap 4: Mogelijke knelpunten bepalen

Aan de hand van uw analyse bekijkt u waar problemen kunnen ontstaan. Wees eerlijk en schrijf álle knelpunten op. Geef aan hoe met de knelpunten om te gaan of hoe deze kunnen worden weggenomen.

Stap 5: De communicatiestrategie

Tijdens deze stap bepaalt u welke strategie u gaat toepassen om uw doelen te behalen. Probeer creatief te denken. Zorg ervoor dat u op een slimme manier gebruik maakt van de middelen die u ter beschikking staan. Welke positionering kiest u? Wat wordt uw kern-boodschap? Maak een inschatting op welk moment welke handeling moet plaatsvinden en stel vast waar de prioriteiten liggen.

Stap 6: Het plan van aanpak

Het plan van aanpak is de tactische uitwerking van het strategische plan. Welke boodschap verspreidt u wanneer en via welk medium kunt u dit het beste doen?

Stap 7: Het middelenplan

Het woord zegt het al: u maakt een overzicht van alle in te zetten communicatiemiddelen, fasering en (deel)boodschappen. In deze stap brengt u ook de kosten helder in beeld. Hierdoor wordt geborgd dat uw plannen passen binnen het budget dat u voor communicatie beschikbaar heeft.

Stap 8: De organisatie

Wie is verantwoordelijk voor welk deel van de uitvoering? Hoe zorgt u ervoor dat uw mooie plannen ook daadwerkelijk tot uitvoer komen? Het gebruik van een activiteitenplanning maakt deze stap eenvoudiger. Met zo’n planning kunt u ook goed in de gaten houden of alles volgens schema verloopt.

Stap 9: De evaluatie

Last but not least: de evaluatie. In dit onderdeel van het plan geeft u aan hoe en wanneer er geëvalueerd zal worden en hoe de uitkomsten van deze evaluaties een rol spelen bij de verdere plannen.

Na het lezen van deze blog toch nog het gevoel dat u hulp nodig heeft bij het opstellen van uw communicatieplan? Neem hier contact met ons op.